tugas Manajemen Sumber Daya Manusia

1.      PENGERTIAN DAN TUJUAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”

George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1.      Kepentingan Perencanaan SDM

Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:

·         Kepentingan Individu.

·         Kepentingan Organisasi.

·         Kepentingan Nasional.

2.      Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

·         Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

·         Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir

·         Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

·         Syarat – syarat perencanaan SDM

a.       Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

b.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

c.       Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

d.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

e.       Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

f.       Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

2.      FAKTOR- FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERNCANAAN SDM

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain:

A.    lingkungan Ekternal 

Perubahan – perubahan lingkungan sulit di prediksi dalam jangka pendek dan kadang – kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka yang panjang

a.       Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi sulit diestimasikan. Sebagai salah satu contoh inflasi pengangguran dan tingkat bunga yang sering terjadi merupakan faktir penentu kondisi binis yang dihadapi perusahaan.

b.      kondisi polotik hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai bidang di bagian personalia, perubahan sikap, perilaku dan sebagainya.   

c.       sedangkan perubahan – perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya suit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d.      Para pesaing merupakan suatu tantangan ekternal lainnya yang akan memperngaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi.sebagai contoh , “pembajakan” manajer akan memaksakan perusahaan akan selalu menyiapkan pengantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

B.     keputusan – keputusan organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a.       Rencana strategi perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk mencapai sasaran – sasaran seperti tingkat tingkat pertumbuhan produk baru atau segmen baru. Sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang di butuhkan di dalam waktu yang akan datang .

b.      Dalam jangka pendek para perancana menterjemahkan rencana – rencana strategis menjadi oprasional dalam bentuk anggaran. Besar anggaran tepengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c.       Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia. Jangka pendek.

d.      Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.

e.       Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

C.    Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

3.      HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN SDM DENGAN ANGGARAN

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terdahadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut:

a.       Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik politik diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya  yang langaka ke tujuan-tujuan program.

b.      Karena gaji dan tunjangan-tunjangan merupakan 50 hingga 70 % dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran atas sejumlah  kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana melalui mana lingkup dari pada  administrasi publik berhubungan dengan konteks politik lebih luas.

c.       Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan imbalan/kompensasi.

4.      ANGGARAN DAN MANAJEMEN KEUANGAN

Pengertian Anggaran :

Glenn A Welsch mendefenisikan anggaran sebagai berikut:

"Profit planning and control may be broadly as de fined as sistematic and formalized approach for accomplishing the planning, coordinating and control responsibility of management".

Dari pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsi dasar manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam badan usaha.

Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Mulyadi (2001, p.488), anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup jangka waktu satu tahun.

Menurut Supriyono (1990, p.15), penganggaran merupakan perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang.
Anggaran merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan jangka panjang yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan program. Dimana anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun, yang nantinya akan membawa perusahaan kepada kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya yang ditentukan.

Fungsi Anggaran :

Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

a.       Fungi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".

Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik.

b.      Fungsi Pengawasan

Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan. Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c.       Fungsi Koordinasi

Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik.

d.      Anggaran Sebagai Pedoman Kerja

Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya. Tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan untuk mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang tidak dibenarkan oleh undang-undang.

Manfaat Anggaran :

Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :

1.      Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.

2.      Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.

3.      Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan manajemen puncak.

4.      Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.

5.      Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil.

6.      Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan.

Tipe Anggaran :

1.      Ceiling Budget

Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Ceiling Budget. Anggaran jenis ini mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah yang terbatas.

2.      A Line-Item Budget

Tipe ini menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya

3.      Performance and Program Budgets

Tipe ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau keamanan public) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota legislatif bisa mendapatkan laporan-laporan yang tepat mengenai transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan dari luar.

5.      FORCASTING SDM

Ada beberapa metode forecasting sumber daya manusia yang disajikan disini, yakni:

a.       Inkrementalisme/dekrementalisme

Merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi-fluktuasi anggaran.

b.      Collective opinion

Teknik yang secara luas dipakai oleh collective opinion adalah teknik forcast. Teknik ini pertama-tama meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber di dalam dan di luar instansi dan kemudian mencapai kesempatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut. Informasi ini dikaitkan dengan faktor-faktor luar seperti perundang-undangan yang mendukung, batas maksimum pegawai dan anggaran, peruban-perubahan dalam instansi atau tujuan-tujuan. Tujuan-tujuan affirmative action, tawar menawar bersama, atau tekanan-tekanan untuk daya tanggap politik. Faktor- faktor intrnal tentu mencakup pemakaian sumber daya manusia yang ada, kebutuhan-kebutuhan staffing yang diproyeksikan, atau perubahan dalam prioritas-prioritas program.

c.       Categorical and cluster forecasting.

Ini biasanya dipakai untuk tingkat makro. Teknik ini memperkirakan kebutuhan-kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan, seperti dokter, hukum, dan manajer. Teknik cluster memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan-kedudukan tersebut dengan syarat-syarat keterampilan umum dan mereka tidak dituntut untuk kedudukan-kedudukan lain untuk berfungsi. Ini sangat sering dipakai dalam organisasi-organisasi besar.

d.      Modeling

Sebagaian metode ini menggunakan metode matematis dan komputer dan sebagian tidak.

           

Para manajer harus menggunakan teknik-teknik tersebut untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Dalam hal ini dipengaruhi sejumlah faktor di dalam dan di luar instansi, di antaranya adalah keadaan ekonomi, tingkat teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar dari pasar tenaga kerja, sistem kompensasi dari instansi, jumlah lowongan, dan praktek-praktek rekrutmen dari instansi.